Ne laissez plus un appel patient sans réponse
Qobli répond aux demandes administratives de vos patients à toute heure, prend et confirme les rendez-vous, et transmet à votre équipe tout ce que nécessite votre personnel. Le ton de l'assistant virtuel, le périmètre et les règles de transfert sont définis avec votre personnel.
Les problématiques du secteur
Un personnel mobilisé auprès des patients
Secrétaires médicales et praticiens sont souvent en consultation ou en rendez-vous. Les demandes particulières qu'elles ne peuvent pas traiter sur le moment restent sans réponse en temps utile, et les praticiens sont parfois interrompus pour des questions qui ne relèvent pas de leur expertise.
Des questions répétitives à faible valeur ajoutée
Tarifs, disponibilités, prestations, consignes de préparation : des questions récurrentes qui consomment du temps sans faire avancer le rendez-vous. À titre de repère, selon Doctolib, le téléphone d'un médecin généraliste sonne près de 500 fois par mois, soit environ 17 heures de gestion.
Aucune qualification en amont
Coordonnées, motif administratif de la demande, praticien ou service souhaité, disponibilités : sans collecte systématique de ces informations, le personnel doit rappeler le patient pour compléter chaque dossier avant de pouvoir le faire avancer.
Des canaux multiples, sans priorité claire
Selon les périodes, les demandes affluent plutôt par email, par les réseaux sociaux ou par téléphone. Il est difficile de répondre à tous les canaux en temps et en heure : l'un d'eux passe presque toujours au second plan.
Un premier contact qui décide de tout
Avec une offre de soins plus concurrentielle, une demande qui n'est pas traitée dès le premier appel ou le premier email part souvent chez un autre établissement. Les demandes reçues en dehors des horaires du personnel attendent, elles, le lendemain, voire plus.
Des rendez-vous non honorés
Faute de rappel systématique, certains patients oublient leur rendez-vous : selon Doctolib, le taux de rendez-vous non honorés en médecine de ville atteignait 2,6 % chez les généralistes et 3,1 % chez les spécialistes en 2024, avec un créneau perdu à chaque fois.
Le process que Qobli met en place
Exemple de flow pour une clinique privée, construit avec votre équipe : vous décidez du ton, des sujets que l'employé virtuel traite et de ceux qui reviennent systématiquement à votre personnel. Il ne s'appuie que sur la documentation officielle de la clinique et ne donne jamais d'avis médical.
Centralisation des demandes
Téléphone, email, réseaux sociaux, WhatsApp, site web : toutes les demandes arrivent dans une seule messagerie unifiée, sans canal laissé de côté.
Réponses 24h/24 sur vos informations officielles
Tarifs, prestations, horaires, consignes avant et après un acte : les réponses sont envoyées instantanément et se basent exclusivement sur la documentation officielle de la clinique, que vous validez.
Qualification et orientation vers votre équipe
L'employé virtuel collecte les informations administratives utiles. Urgences, questions médicales et situations sensibles, selon les règles définies avec vous-même, sont transmises immédiatement à l'équipe avec le contexte de la demande, sans que le patient ait à se répéter.
Prise de rendez-vous automatisée
Synchronisation avec l'agenda pour proposer et confirmer les créneaux disponibles en temps réel, praticien par praticien ou service par service.
Rappels automatiques avant rendez-vous
Un rappel envoyé la veille ou le jour même, avec possibilité de confirmer ou d'annuler, réduit les rendez-vous non honorés et permet de réattribuer les créneaux libérés.
Relances de suivi
Rappel du rendez-vous de contrôle ou du suivi à planifier, envoyé automatiquement au bon moment, selon les protocoles que vous définissez.
Étude de cas
Clinique privée, cas type
Cas type construit à partir des situations décrites par les cliniques privées et de chiffres publics du secteur : un secrétariat médical qui jongle entre accueil, appels et messages, des praticiens régulièrement interrompus, et des demandes reçues hors horaires qui attendent le lendemain. Qobli s'adapte à cette réalité sans déshumaniser la relation avec le patient : l'approche, le ton et la communication sont définis avec le personnel de la clinique, les cas traités par l'employé virtuel et ceux réservés à l'équipe sont arrêtés ensemble, et l'employé virtuel ne s'appuie que sur les informations officielles de l'établissement.
Avant
- Secrétaires et praticiens interrompus par des demandes qui ne nécessitent pas leur expertise
- Demandes particulières traitées avec retard pendant les consultations
- Appels, emails et messages traités selon la charge, avec un canal souvent prioritaire sur les autres
- Demandes hors horaires laissées sans réponse jusqu'au lendemain
- Rendez-vous non honorés faute de rappel systématique
Après
- Une messagerie unifiée pour tous les canaux
- Réponses 24h/24 aux questions fréquentes, uniquement à partir de la documentation officielle de la clinique
- Urgences, questions médicales et cas sensibles transférés au personnel selon les règles définies ensemble
- Rendez-vous proposés et confirmés en temps réel selon l'agenda
- Rappels automatiques avant chaque rendez-vous
100%
de demandes traitées dans les 3 minutes
17h
d'appels gérés par mois
+10%
de présence client depuis l'intégration avec Qobli
Un prospect attend une réponse, quelque part, en ce moment.
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